Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

[Firmenname des Betreibers, z. B. Vellesta GmbH], [Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort], Deutschland – E-Mail: info@vellesta.com

2. Hosting

Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland; Serverstandort Falkenstein, Deutschland) betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, User-Agent) in Server-Protokollen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – sicherer Betrieb). Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; § 25 Abs. 2 TDDDG):

• Sitzungs-Cookie zur Anmeldung (wird beim Abmelden gelöscht)
• „ui-theme“ zur Speicherung der Hell/Dunkel-Einstellung (12 Monate)

Es kommen keine Tracking- oder Marketing-Cookies zum Einsatz; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

4. Konto- und Bürodaten

Bei Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash) und Bürodaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung). Für die Verifizierung als Maklerbüro verarbeiten wir freiwillig eingereichte Berufsnachweise (z. B. API-Kollegiums- oder §34c-Angaben).

5. Objekt-, Gesuchs- und Kundendaten der Maklerbüros

Maklerbüros speichern auf der Plattform Objektdaten, Suchprofile und Kundenkontakte ihrer eigenen Kunden. Insoweit handelt der Betreiber als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für das jeweilige Büro; ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird bei Registrierung geschlossen. Kundenkontakte, interne Notizen und Gesuch-Kontaktdaten sind niemals für andere Büros sichtbar. Im Makler-Netzwerk sichtbar sind ausschließlich Objektdaten (auf Wunsch mit maskierter Adresse) und – nur bei aktiver Freigabe – anonymisierte Suchkriterien.

6. E-Mail-Versand

System-E-Mails (z. B. Matching-Benachrichtigungen, Passwort-Zurücksetzen) versenden wir über Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin) als Auftragsverarbeiter. Benachrichtigungs-E-Mails können Sie unter „Mein Profil“ jederzeit abstellen.

Exposé- und Kunden-E-Mails versendet jede Nutzerin und jeder Nutzer über das eigene, selbst hinterlegte E-Mail-Konto. Optional lässt sich der eigene Posteingang (IMAP) anbinden – ausschließlich lesend. Übernommen werden dann nur Absender, Betreff, Datum und eine kurze Vorschau von E-Mails, deren Absender im Kundenstamm des Büros steht; alle anderen E-Mails werden weder gespeichert noch angezeigt.

Postfach und E-Mail-Verlauf sind privat: Sie sind ausschließlich für die jeweilige Nutzerin bzw. den jeweiligen Nutzer sichtbar – nicht für andere Mitglieder des Büros, nicht für andere Nutzer und nicht für uns als Betreiber. Zugangsdaten, Betreffzeilen und Vorschauen speichern wir nur verschlüsselt, den Text gesendeter E-Mails gar nicht. Wird ein Nutzerkonto aus dem Büro entfernt, löschen wir den zugehörigen E-Mail-Verlauf.

7. Zahlungsabwicklung und Rechnungen

Abonnements werden über Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande) abgewickelt; Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) werden direkt bei Mollie erhoben und nicht auf unseren Servern gespeichert. Rechnungen erstellen wir über easybill GmbH (Düsselstr. 21, 41564 Kaarst). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

8. Elektronische Signatur

Kooperationsverträge können elektronisch signiert werden. Dafür betreiben wir eine selbst gehostete Documenso-Instanz auf unserem eigenen Server (sign.vellesta.com) – Signaturdaten verlassen unsere Infrastruktur nicht. Signierte Dokumente werden verschlüsselt außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses gespeichert.

9. Karten, Geocoding und Katasterdaten

• Kartendarstellung: OpenStreetMap-Kacheln (OpenStreetMap Foundation). Beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an den Kachelserver übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Adress- und Gebietssuche sowie Geocoding erfolgen serverseitig über Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich) bzw. einen gleichwertigen, in der Konfiguration hinterlegten Kartendienst. Übermittelt werden nur die Suchbegriffe bzw. Objektadressen, keine Nutzer- oder Kundendaten; Ergebnisse speichern wir 30 Tage zwischen. Die Zuordnung eines Objekts zu einem Land erfolgt ohne externen Dienst.
• Wechselkurse für Objekte in Fremdwährung beziehen wir täglich als öffentliche Referenzkurse der Europäischen Zentralbank – ohne Übermittlung personenbezogener Daten.
• Katasterreferenzen werden serverseitig über den öffentlichen Dienst der spanischen Katasterbehörde (Dirección General del Catastro) ermittelt – übermittelt werden nur Objektkoordinaten.

10. Übersetzungsfunktion und KI-Assistent

Auf Wunsch übersetzen wir Oberflächentexte, Exposé-Inhalte und E-Mail-Entwürfe über DeepL SE (Maarweg 165, 50825 Köln) als Auftragsverarbeiter. Es werden nur die zu übersetzenden Texte übermittelt.

Beim Anlegen eines Objekts aus einem hochgeladenen Exposé (PDF, „Smart Upload“) werden die Seiten als Bilder, der ausgelesene Text und Vorschaubilder der enthaltenen Fotos – sofern der Betreiber den KI-Assistenten aktiviert hat – an Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA) übermittelt, um Objektangaben zu erkennen und Fotos einzuordnen. Kontaktdaten, Namen und genaue Adressen im Exposé werden dabei als sensibel markiert und nicht ins Maklernetzwerk übernommen. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die EU-Standardvertragsklauseln. Das PDF selbst wird nicht gespeichert; gespeichert werden nur die übernommenen Fotos und Grundrisse sowie die geprüften Objektangaben.

11. Web-Exposé-Anfragen

Wenn Sie über ein öffentliches Web-Exposé eine Anfrage stellen, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail, ggf. Telefon, Nachricht) an das anbietende Maklerbüro übermittelt und dort als Kundenanfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahme). Verantwortlicher für die weitere Verarbeitung ist das jeweilige Maklerbüro.

12. Speicherdauer

Konto- und Bürodaten speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bleiben unberührt. Server-Protokolle werden turnusmäßig gelöscht. Sicherungskopien werden 14 Tage vorgehalten.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an info@vellesta.com.